发布时间：2023-09-26
为进一步规范物资接收和分发管理，建立健全物资接收、分发、反馈、资料归档全过程管理制度，堵住廉政风险漏洞，根据《中共湘西自治州红十字会党组贯彻落实“三重一大”事项集体决策和报告制度》《湘西自治州红十字会管理制度》《湘西自治州红十字会人道救助物资和人道救助金管理发放办法（试行）》等有关规定，结合工作实际，特制定本制度。
第一章 范围类别
第一条 本办法所指的物资，包括中国红十字会总会、湖南省红十字会、其他省市和兄弟市州红十字会下拨或捐赠的物资，以及其他单位、组织、企事业单位和社会各界爱心人士捐赠的物资。
第二条 物资类别包括大米、食用油、面条、方便面、瓶装饮用水等饮水食品；药品、医疗器械、医用口罩、助听器等医疗卫生用品；棉被、服装等家庭和个人生活用品；书籍、书包、文具、课桌椅等学校和学生用品；其他实用性的物资用品。
第二章 接收程序
第三条 除中国红十字会总会、湖南省红十字会下拨的物资外，接收物资前，事业发展部、赈济救护部（财务部）、备灾培训中心等机关各部室和中心应事先按程序填报《湘西自治州红十字会请示报告单》，按程序报会分管领导、主要领导，经签字同意后方可接收。严禁任何工作人员私自同意接收物资。
第四条 接收其他省市和兄弟市州红十字会，其他单位、组织、企事业单位和社会各界爱心人士定向捐赠或非定向价值5万元以上（含5万元）的物资，须经会党组会议或会务会议集体研究同意后，方可同意接收；价值5万元以下的物资，须经会长办公会议集体研究同意后方可同意接收。因突发自然灾害和重大事件的，可立即同意接收，但须在当日内按程序报告会分管领导、主要领导。
第五条 接受物资前，除中国红十字会总会、湖南省红十字会下拨的救灾救助物资外，其余物资应事先明确告知捐赠方，其所捐赠物资应有产品生产厂家、产品商标、产品生产日期、产品质量检验合格证、产品市场价格证明、至少具有一年以上保质期、产品包装完好无损，缺上述内容之一的，不得同意接收。
第六条 原则上不得接收境外组织和个人捐赠的物资，确有必要接收的，应事先书面请示湖南省红十字会、州国家安全局、州公安局，经上述机关书面同意后，方能接收。
第七条 物资运输抵达后，备灾培训中心仓库管理员应及时按发货单上所列物品名称、品种、数量、规格等清点，并查验有无产品质量检验合格证、产品市场价格证明、是否超过保质期，包装是否完好无损。经清点准确无误、手续齐全后，方能入库，并及时填报手工物资入库记录单、入库汇总簿和入库电子台账。
第八条 仓库管理员清点物资后，发现数量不齐的，应及时书面告知事业发展部工作人员，由事业发展部书面告知下拨方或捐赠方，补齐物资或更换发货单；无产品生产厂家、产品商标、产品生产日期、产品质量检验合格证和未有一年以上保质期的，事业发展部应在一个工作日内书面告知下拨方或捐赠方，并在两个工作日内发货退回；未有产品市场价格证明的，不得出具接收票据并明确告知捐赠方，防止捐赠方变相高额套取国家税收优惠。
第三章 分发物资
第九条 属于定向捐赠救助的物资，本着节约人力物力、及时高效原则，可按捐赠方意愿直接将物资分发运送到接收方，无须入库，所在县市红十字会负责接收、清点、查验、发放、并做好资料汇总，在分发物资结束后五个工作日内将接收物资回执单、分发物资花名册上报州红十字会事业发展部，事业发展部须完整保留资料，建立档案并在五个工作日内反馈给下拨方或捐赠方。
第十条 定向捐赠救助无须入库直接分发到县市的物资，以及数量少价值金额小无须入库直接分发的物资，事业发展部工作人员也须及时填报接收物资汇总表、分发物资汇总表手工台账和电子台账。
第十一条 中国红十字会总会、湖南省红十字会、其他省市和兄弟市州红十字会下拨或捐赠的物资，以及其他单位、组织、企事业单位和社会各界爱心人士非定向捐赠的物资，价值5万元以上（含5万元）的，须经会党组会议或会务会议集体研究审定分配方案后，方能分发到各有关县市和各相关单位、组织。价值5万元以下的，须经会长办公会议研究审定分配方案后，方能分发。严禁任何部室（中心）、任何工作人员未经集体研究私自分发物资。
第十二条 分发人道救助物资和博爱送万家活动物资的，严格按照《湘西自治州红十字会人道救助物资和人道救助金管理发放办法（试行）》（州红发〔2023〕11号）之规定执行。
第十三条 经会党组会议、会务会议、会长办公会议集体研究审定分配方案后，事业发展部根据会议审定方案，填报《湘西自治州红十字会请示报告单》，按程序呈分管领导、主要领导签字同意后，填写物资分配通知单，交仓库管理员，仓库管理员凭物资分配通知单分发出库物资。
第四章 档案管理
第十四条 事业发展部工作人员、备灾培训中心仓库管理员须建立完整的物资接收和分发档案资料，装订成册，永久保存，并建立规范完整的电子台账。
第十五条 事业发展部档案资料包括以下内容：
1.接收物资前呈报并经会领导审核签字的《湘西自治州红十字会请示报告单》；
2.下拨或捐赠方出具的发货单（原件）、仓库管理员清点查验物资报告单；
3.会党组会议、会务会议、会长办公会议集体研究审定分配方案会议纪要或会议记录；
4.分发物资前呈报并经会领导审核签字的《湘西自治州红十字会请示报告单》；
5.出具给仓库管理员的物资分配通知单（原件）；
6.县市红十字会和有关单位、组织呈报递交的解决物资的请示或报告；
7.按时间先后顺序填报的接收物资汇总表、分发物资汇总表手工台账和电子台账。
第十六条 备灾培训中心档案资料包括以下内容：
1.下拨或捐赠方出具的发货单（复印件）、清点查验物资汇总单；
2.按时间先后顺序填报的物资入库、出库汇总簿、物资储备通知单手工台账和仓库物资管理电子台账；
3.事业发展部出具的物资分配通知单（复印件）。
4.领取物资具体经办人签字的领收物资证明、县市红十字会和有关单位、组织签字盖章的接收物资回执单、物资发放花名册、相关物资发放图片。
第五章 监督管理
第十七条 事业发展部工作人员、备灾培训中心仓库管理员每季度进行一次库存实物和台账核对，做到账物相符。如出现账物不符，应及时核对，并在一个工作日内分别报告会分管领导和主要领导。
第十八条 监事会负责抓好监督管理，每半年对库存物资和事业发展部工作人员、备灾培训中心仓库管理员的手工台账、电子台账进行监督检查。发现账物不符、或事业发展部工作人员与备灾培训中心仓库管理员账目之间不符的，应及时进行核查，并将核查结果报会主要领导。
第十九条 事业发展部工作人员、备灾培训中心仓库管理员应严格遵守国家法律法规和单位有关规章制度，出现违纪违法的，将严格按照有关规定予以党纪政纪处分；情节严重的，移送司法机关依法追究法律责任。
第二十条 本规定自文件下发之日起施行。